Sumber Pertemuan Global Prestise

Sumber Pertemuan Global Prestise

Sumber Pertemuan Global Prestige menjalankan bisnisnya dari lembar kerja Excel. Itu memakan waktu untuk akuntansi, membuat kesulitan besar dalam pelaporan, dan merupakan risiko keamanan yang substansial. Mereka membutuhkan solusi transformasional yang dapat mengatasi semua masalah itu. Dynamics 365 dan kemitraan dengan PowerObjects hanyalah jawabannya.

Menantang

Ketergantungan Prestige pada Excel - untuk segala sesuatu mulai dari penjualan dan akuntansi hingga rekonsiliasi kontrak vendor dan keterlibatan perangkat lunak pihak ketiga - membuatnya sulit untuk mengukur secara efisien. Pada saat yang sama, mereka tumbuh dengan kecepatan yang mengejutkan. Sesuatu harus berubah.

Larutan

Implementasi Dynamics 365 untuk Penjualan memberikan transparansi seluruh organisasi ke dalam corong penjualan dan memberikan visibilitas waktu-nyata kepada tim penjualan ke kemajuan individu dan tim mereka menuju sasaran. Sama pentingnya, itu dapat diintegrasikan dengan Cvent dan QuickBooks, dua solusi perangkat lunak pihak ketiga yang berfungsi sebagai dasar dari proses bisnis back-office Prestige.

Manfaat Utama

+ Dengan Dynamics 365, Prestige memperoleh efisiensi luar biasa - departemen akuntansi, misalnya, sekarang setengah dari ukuran sebelumnya meskipun melakukan dua kali jumlah pekerjaan.
+ PowerSuccess menyediakan kemitraan kolaboratif yang memberdayakan Prestige untuk terus meningkatkan dan memperkuat implementasi mereka.
+ PowerSurveyPlus, tambahan PowerPack dari PowerObjects, rekonsiliasi kontrak pasca-acara yang disederhanakan dengan vendor.

Ringkasan

Prestige pada dasarnya adalah perusahaan pialang pihak ketiga, yang menghubungkan para perencana pertemuan dan acara dengan hotel, resor, dan kapal pesiar yang dikontrak untuk kelompok mulai dari peserta 10 hingga 20,000. Dengan mengkonsolidasikan pembelian melalui satu sumber yang berpengalaman dan berkualitas, Prestige mampu mengembangkan dan menciptakan pengalaman untuk pertemuan, konferensi, pameran, dan pameran dagang yang sukses.

Hanya dalam beberapa tahun terakhir, Prestige telah mengalami restrukturisasi perusahaan, mengakuisisi perusahaan yang memperluas kompetensi intinya untuk memasukkan produksi acara di tempat, dan melipatgandakan pendapatan tahunannya. Transformasi dan pertumbuhan yang mereka nikmati diperlukan untuk memperluas infrastruktur teknologi mereka. Untuk mewujudkannya, Prestige bermitra dengan PowerObjects untuk mengimplementasikan Dynamics 365 untuk Penjualan serta add-on PowerPack otomatisasi pemasaran. Proyek ini sangat sukses, mereka melibatkan tim PowerSuccess PowerObjects untuk komitmen berkelanjutan untuk dukungan dan peningkatan sistem.

Efisiensi di tempat kerja yang kami peroleh sejak menerapkan Dynamics 365 sangat luar biasa. Setahun setengah yang lalu, ketika kami pertama kali mulai melakukan hal ini, kami memiliki tiga akuntan dan ingin menambah yang keempat. Sekarang kita hanya perlu dua: mereka 100% terperangkap dalam pekerjaan backlog mereka dan bisnis kita pada dasarnya berlipat ganda.

- Jordan Sanford, Direktur Sistem Bisnis, Prestise

Larutan

Prestige didirikan di 1986, tetapi 2012 bisa dibilang merupakan tahun paling transformasional dalam sejarah perusahaan. Tiga tenaga penjualan top organisasi membeli perusahaan dari pendiri dan segera mengubah budaya. Pada tahun-tahun berikutnya, mereka menikmati pertumbuhan pendapatan 300%. Itu berita bagus, tentu saja, tetapi masalahnya adalah infrastruktur teknologi mereka tidak sejalan. Menjalankan bisnis dengan spreadsheet Excel dan solusi murah ruang bawah tanah CRM bisa dilakukan ketika mereka kecil, tetapi sebagai perusahaan yang mendekati tanda $ 100M untuk penjualan tahunan, infrastruktur semacam itu tidak berkelanjutan.

Di 2017, Prestige mengarahkan pandangan mereka untuk menemukan solusi teknologi yang sepadan dengan status mereka sebagai pemimpin industri. Sementara mereka mempertimbangkan produk-produk lain, mereka dengan cepat memilih Dynamics 365, terutama karena mereka sudah berkomitmen pada tumpukan Microsoft - khususnya Excel - di bidang lain dari bisnis mereka. Plus, itu akan terintegrasi dengan mudah dengan alat perangkat lunak manajemen acara online yang mereka gunakan, Cvent, dan solusi perangkat lunak akuntansi mereka, QuickBooks. Selanjutnya, mereka membutuhkan mitra untuk membantu implementasi.

PowerObjects memenangkan bisnis Prestige, sebagian besar karena penawaran pendidikan, praktik konsultasi kolaboratif, dan metodologi penjualan. “Saya sangat menyukai proses penjualan PowerObjects. Itu sangat halus dan mengalir secara alami, ”kata Jordan Sanford, Direktur Sistem Bisnis di Prestige. “Seseorang masuk, mencari tahu kebutuhan bisnis kami dan melakukan penawaran. Kemudian handoff kepada tim yang melakukan implementasi sebenarnya benar-benar mulus. ”

Dynamics 365 untuk Penjualan Merampingkan Proses Penjualan

Sebagai perusahaan pialang pihak ketiga, Prestige pada dasarnya adalah organisasi penjualan. Mereka menyebut diri mereka sebagai agen pemilihan lokasi - mereka membantu rapat dan perencana acara melalui proses pemilihan lokasi, yang biasanya melibatkan menemukan hotel untuk acara tersebut. Prestige melakukan kontrak, negosiasi, dan pemesanan dengan hotel-hotel. Proses penjualan mereka adalah untuk mengidentifikasi, prospek, menandatangani, dan mengirimkan, dan Dynamics 365 untuk Penjualan terbukti menjadi solusi ideal untuk tahap identifikasi dan prospek. Tenaga penjualan Prestige biasanya membutuhkan interaksi unik 5-10 sebelum mereka dapat mengubah prospek menjadi pelanggan, dan semuanya sekarang dilacak di Dynamics 365, dengan visibilitas dan transparansi di seluruh organisasi.

Dalam CRM Prestige sebelumnya, sangat sulit untuk melacak aktivitas penjualan sepanjang waktu. Mudah untuk memasukkan informasi tetapi hampir mustahil untuk mengekstraknya. Pada akhirnya, tim penjualan berhenti menggunakannya karena tidak ada nilainya bagi mereka. Dengan Dynamics 365, tidak hanya intuitif dan mudah untuk melacak aktivitas dan mengekstrak data, tetapi mereka sekarang memiliki proses otomatis bawaan untuk membantu dalam pengejaran penjualan. "Email secara otomatis dilacak ke akun, dan kami telah membangun pengingat yang dihasilkan secara otomatis dari jejak masing-masing tenaga penjual," kata Sanford. “Ini mencegah calon klien dari radar kami. Tim penjualan menyukainya. "

Intinya adalah bahwa sekarang tim penjualan memiliki alat untuk menjadi lebih strategis tentang waktu yang mereka habiskan untuk mengerjakan prospek. Padahal sebelumnya mereka hanya bekerja pada orang-orang yang datang ke pikiran, sekarang sangat jelas siapa yang membutuhkan panggilan telepon karena mereka menciptakan tampilan dasbor di Dynamics 365 yang menunjukkan prospek teratas yang belum tersentuh dalam hari-hari 30. Ada korelasi langsung antara efisiensi tim penjualan dan pendapatan. Berdasarkan pendapatan 1Q 2019, pada kenyataannya, Prestige berada di jalur untuk tahun lain lebih besar dari 20% pertumbuhan tahun-ke-tahun.

Visibilitas ke Pendapatan Masa Depan Mengarah ke Pertemuan Insentif Hari Ini

Aspek yang agak unik dari bisnis Prestige adalah bahwa pendapatan dari penjualan yang dilakukan hari ini tidak terealisasi hingga masa depan - seringkali selama 18 bulan kemudian. Itu karena Prestige tidak dibayar oleh klien mereka - organisasi yang merencanakan pertemuan; alih-alih, mereka menagih hotel tempat klien mereka menjadi tuan rumah acara. Biasanya, akomodasi dipesan 1-2 tahun sebelum acara besar, tetapi Prestige tidak akan melihat pendapatan sampai setelah acara selesai. Ini adalah model bisnis yang tidak cocok dengan dirinya sendiri untuk melacak hasil terhadap penanda insentif. Sebagai contoh, Prestige mungkin memiliki kontrak dengan jaringan hotel besar yang memberi mereka penghargaan dengan potongan harga kamar 10% jika mereka memesan, katakanlah, kamar 1,000 selama setahun. Jelas, itu adalah keuntungan murni bagi Prestige, jadi mereka sangat ingin mencapai sasaran itu - dan untuk mengejarnya dengan penuh semangat jika mereka hampir mencapai akhir tahun. Sayangnya, mereka tidak pernah memiliki tingkat wawasan tentang data mereka untuk memberikan visibilitas yang dibutuhkan. Paling tidak sampai Dynamics 365.

"Melacak program insentif yang digunakan untuk menjadi asap dan cermin," kata Sanford. “Tapi sekarang seluruh tim penjualan melihat seberapa dekat kita dengan memukul para penendang itu, dan tentu saja begitu itu terjadi, mereka dibayar lebih banyak! Jadi, mereka mendapat insentif super sekarang. ”Memang, itu benar-benar game-changer untuk Prestige. “Tapi ingat, bahwa ketika kita menandatangani kesepakatan pada bulan November, pendapatan tidak akan masuk untuk bulan Desember seperti pada kebanyakan bisnis - pendapatan akan datang, mungkin, bulan November berikutnya. Akibatnya, kita harus menjadi lebih strategis tentang hal itu. ”Laporan insentif yang pernah dilakukan Sanford tiga atau empat jam untuk menarik sekarang tersedia secara real-time untuk dilihat oleh seluruh perusahaan.

Add-on PowerPack Menyederhanakan Proses Rekonsiliasi

Aspek unik lain dari bisnis Prestige adalah konsep pikap, yang merupakan perbedaan antara jumlah kamar yang dipesan dan yang benar-benar digunakan. Misalnya, misalkan reservasi meminta sepuluh kamar untuk sepuluh malam - atau total kamar yang dipesan 100. Delapan belas bulan kemudian, hampir tidak pernah menjadi 100. Seseorang membatalkan pada menit terakhir, seseorang jatuh sakit dan pergi lebih awal, orang lain ingin tinggal beberapa malam ekstra, dll. Pada akhirnya, mungkin 98 kamar digunakan, mungkin itu 105. Perbedaannya adalah pickup, dan dulunya merupakan mimpi buruk untuk merekonsiliasi pickup.

Sebelum menerapkan Dynamics 365, Prestige akan mengirim surel spreadsheet Excel ke hotel dan meminta mereka untuk mengisinya dengan informasi penjemputan reservasi. Tidak dapat dihindari, hotel akan memiliki data dalam format yang berbeda, sehingga mereka hanya akan mengirim apa yang mereka miliki. Seseorang di Prestige kemudian harus membandingkan keduanya dan mencoba memahami semuanya. Biasanya berakhir di pdf yang dicetak, disalin, difaks, disalin lagi ... proses yang sulit dan menyakitkan.

Prestige memiliki pandangan unik tentang PowerSurveyPlus, salah satu add-on otomatisasi pemasaran PowerObject. Sementara sebagian besar bisnis menggunakan PowerSurveyPlus untuk mensurvei pelanggan, Prestige menggunakannya untuk mendamaikan pickup dengan hotel. Pada akhir acara, email otomatis dari PowerSurveyPlus dikirim ke hotel. Itu sudah berisi informasi reservasi yang diambil dari Dynamics 365. Tidak ada masalah pemformatan atau versi yang perlu dikhawatirkan. Hotel hanya mengisi "survei" dengan angka sebenarnya.

"Ketika hotel mengembalikan survei, data secara otomatis mendorong kembali ke sistem Dynamics 365 kami sehingga departemen akuntansi dapat melihatnya segera," kata Sanford. “PowerSurveyPlus sangat membantu karena pickup dulu merupakan salah satu aspek paling menyakitkan dari bisnis kami.”

Menikmati Manfaat Nyata dan Dapat diukur

Rekonsiliasi pickup dan visibilitas yang disederhanakan ke dalam ambang insentif adalah besar, tetapi evaluasi sebenarnya dari dampak ekonomi dari implementasi Dynamics 365 membutuhkan data yang terukur dan hasil nyata yang membuktikan nilainya. Prestise memilikinya. Dalam hal perolehan efisiensi, misalnya, departemen akuntansi sekarang setengah dari ukuran sebelumnya meskipun melakukan dua kali jumlah pekerjaan.

“Efisiensi di tempat kerja yang kami peroleh sejak menerapkan Dynamics 365 adalah astronomi,” lapor Sanford. “Setahun setengah yang lalu, ketika kami pertama kali mulai melakukan hal ini, kami memiliki tiga akuntan dan ingin menambah yang keempat. Sekarang kita hanya perlu dua: mereka 100% terperangkap dalam pekerjaan backlog mereka serta bisnis kami pada dasarnya berlipat ganda. ”Mengurangi jumlah karyawan oleh dua orang menghasilkan penghematan tahunan ~ $ 200,000 ketika gaji dan tunjangan dipertimbangkan.

Prestige juga melihat kenaikan 23% tahun-ke-tahun dalam tingkat penjualan tertutup, peningkatan Sanford atribut ke wawasan real-time tim penjualan telah mencapai berbagai ambang batas komisi. Dia berkata, “Seperti kebanyakan organisasi penjualan, kami memiliki insentif tertentu - seperti tingkat komisi yang lebih tinggi dan liburan tropis, misalnya. Dalam beberapa tahun terakhir, tenaga penjualan kami harus menunggu sampai akhir tahun untuk mencari tahu apakah mereka berhasil membuat angka. Dengan kemampuan pelaporan yang diberikan oleh Dynamics 365, mereka sekarang dapat melihat seberapa dekat mereka dengan ambang komisi berikutnya. Ini adalah motivator raksasa untuk menutup satu atau dua penjualan lagi. ”

Pendidikan sebagai Diferensiator

Salah satu alasan Prestige tertarik pada PowerObjects adalah ketersediaan kursus terkait Dynamics 365, terutama Boot Camp. Prestige terbang Sanford ke Minneapolis untuk Kamp Boot Dynamics 365 selama seminggu sebelum proyek dimulai, dan itu membayar dividen besar dan langsung.

“Saya mengambil kelas tepat sebelum kami mulai, dan saya akan sangat menyarankan kepada semua orang yang mempertimbangkan implementasi Dynamics 365 untuk melakukannya. Mintalah seseorang di tim desain Anda pergi ke Boot Camp karena itu membantu Anda berbicara Dynamics, ”kata Sanford. "Seperti, ada bahasa untuk itu. Saat Anda berbicara tentang entitas, alur kerja, tampilan, sub kisi, dan yang lainnya, Anda mungkin tidak tahu persis apa yang Anda inginkan atau bagaimana menggambarkannya, tetapi mengetahui bahwa ini adalah kata-kata yang digunakan untuk mengartikulasikan ke tim Anda dapat membuat semua perbedaan."

Boot Camp memberi Sanford bahasa yang digunakan dalam proses desain, tetapi nilai pendidikan Dynamics 365 yang bagus tidak berhenti di situ. Begitu Prestige menjalankan solusinya, Sanford segera mulai mengidentifikasi cara untuk mengubah sistem untuk memberikan efisiensi dan kemampuan yang lebih besar. Tanpa pengetahuan dasar yang diperoleh di Boot Camp, ia tidak akan mengerti apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan.

'Keluar dari Lingkup tetapi Pasti Bisa Dilakukan' - Keajaiban PowerSuccess

Setiap implementasi Dynamics 365 adalah kesempatan belajar bagi organisasi. Berdasarkan pepatah lama bahwa 'Anda tidak tahu apa yang tidak Anda ketahui,' PowerObjects selalu meluangkan waktu untuk membantu pengguna mempelajari teknologi untuk diri mereka sendiri karena hanya sekali mereka benar-benar memahami kemampuan mereka dapat mengartikulasikan cara terbaik untuk menggunakan teknologi. untuk menguntungkan organisasi mereka. Pendekatan yang dikombinasikan dengan Boot Camp telah membuat Sanford terus memikirkan cara-cara untuk mendapatkan manfaat Prestige yang lebih besar selama implementasi. Tentu saja, dia berulang kali diberitahu, "Tentu, itu bisa dilakukan tetapi itu di luar jangkauan untuk fase implementasi proyek." Tidak terpengaruh, ia membuat daftar berjalan.

Dipersenjatai dengan cukup pengetahuan Dynamics 365 untuk menjadi berbahaya setelah implementasi, Sanford bermaksud untuk mulai bekerja melalui daftar perangkat tambahan itu. Dia tahu betul bahwa akan dibutuhkan berjam-jam dan berhari-hari untuk menyelesaikan tugas yang bisa diselesaikan oleh seorang ahli hanya dalam hitungan menit, tetapi dia berkomitmen untuk melakukan perbaikan sistem yang berkelanjutan. Mitra PowerObjects-nya di tim desain dan implementasi menyarankan alternatif: PowerSuccess. "Saya pikir dia pada dasarnya mengerti bahwa saya suka bermain-main dengan hal-hal dan menyadari bahwa saya mungkin akhirnya akan merusaknya," canda Sanford.

Yang benar adalah PowerSuccess menyediakan kemitraan kolaboratif yang memberdayakan Prestige untuk terus meningkatkan dan memperkuat implementasi mereka. Ini memungkinkan Sanford untuk mengurus sendiri hal-hal sederhana (biasanya setelah panggilan telepon cepat untuk meminta nasihat) sambil meninggalkan peningkatan signifikan bagi para ahli di PowerObjects.

Program PowerSuccess memberikan sumber daya khusus bagi organisasi, yang berarti permintaan tidak akan masuk ke lubang hitam yang berfungsi sebagai kotak surat umum - sebaliknya, mereka pergi langsung ke insinyur sistem khusus mereka. Bagi Sanford, itu berarti bantuan dari seseorang yang mengenal sistem Prestige secara intim hanya berjarak satu panggilan telepon. “Sudah berkali-kali,” kata Sanford, “yang saya katakan kepada PowerSuccess Engineer kami, 'Hei, itu akan keren jika kita bisa mengimplementasikan ini-dan-itu, tapi saya pikir itu mungkin akan membutuhkan benar-benar jalan memutar untuk menanganinya. ' Dan dia akan berkata, "Oh, sebenarnya ada ekstensi yang kami bangun untuk itu." Ini luar biasa - setiap minggu dia kembali kepada saya dengan solusi untuk masalah yang saya pikir tidak dapat diselesaikan. ”

Sanford dan PowerObjects memiliki panggilan mingguan untuk memprioritaskan dan bekerja melalui item terbuka. Ini juga tidak biasa bagi mereka untuk bolak-balik mengirim email hampir setiap hari. Sanford berkata, “Aku akan menembakinya catatan yang menanyakan apakah hal tertentu bisa dilakukan. Dia akan kembali kepada saya beberapa menit kemudian berkata, "Ya, inilah bidang yang perlu Anda tandai." Saya mungkin akhirnya bisa mengetahuinya sendiri, tetapi dia hanya menghemat banyak waktu! ”Ketika pertukaran email memasuki wilayah yang lebih rumit, mereka biasanya membahas topik untuk panggilan mingguan. Ini adalah irama yang bekerja secara efektif untuk kedua belah pihak.

Jelas kemitraan PowerSuccess menghemat banyak waktu bagi Prestige dalam hal administrasi sistem dan peningkatan kemampuan. Tetapi juga menawarkan manfaat tak berwujud yang luar biasa, juga. "Akses harian ke insinyur PowerSuccess saya dengan jujur ​​membuat saya tetap waras," kata Sanford. “Saya akan membuat diri saya sendiri gila mencoba mencari solusi sendiri. Dan itu sangat mengurangi stres saya. Hanya dengan mengetahui bahwa dia sedang ditelepon jika ada sesuatu yang sangat salah memberi saya ketenangan pikiran. ”

Langkah Selanjutnya

Prestige telah melihat empat pilar PowerObjects beraksi. Proyek implementasi adalah Jasa, PowerSuccess menyediakan berkelanjutan Support, Dynamics 365 Boot Camp menyediakan Edukasi, dan mereka menggunakan PowerSurveyPlus, salah satu dari PowerPack Pengaya. Jadi apa selanjutnya?

Dalam waktu dekat, Prestige berharap untuk menjauh dari alat otomasi pemasaran mereka saat ini dan mulai menggunakan lebih banyak pengaya PowerPack. Dengan cara yang sama masuk akal untuk memilih Dynamics 365 karena mereka sudah sangat berinvestasi dalam tumpukan Microsoft, masuk akal untuk menyimpan semuanya di bawah payung PowerObjects. Sanford berkata, “Masalahnya, PowerObjects hanya mencari cara untuk membuat hidup kita lebih baik. Apa lagi yang bisa dikatakan? "